روابط عمومی سازمان حج و زیارت طی اطلاعیه‌ای اعلام کرد: کلیه مشتاقان اعزام به عتبات در ایام اربعین از ۲۰ آبان می‌توانند با مراجعه به دفا‌تر خدمات زیارتی سراسر کشور نسبت به ثبت نام در طرح ساماندهی زائران اربعین اقدام نمایند.
در خصوص نحوه ثبت نام متقاضیان در طرح ساماندهی زائران اربعین ذکر موارد ذیل ضروری است:
۱) در طرح ساماندهی زائران اربعین بر اساس ظرفیت هریک از مرز‌ها زمان حضور زائران در مرز به آنان اعلام شده و برای آن ویزای عراق اخذ خواهد شد و سازمان حج و زیارت هیچگونه تعهدی در قبال اسکان، تغذیه و حمل و نقل زائران در داخل و خارج از کشور برعهده نخواهد داشت.
۲) زائرین محترم می‌بایست حتماً در تاریخی که برای خروج از مرز درخواست نموده‌اند در پایانه مرزی مربوطه حضور داشته باشد بنابراین لازم است به تاریخ خروج خود توجه داشته و نسبت به تأمین وسیله حمل و نقل و حضور در مرز پیش بینی‌های لازم را داشته باشند.
۳) کلیه افرادی که در قالب طرح ساماندهی زائران اربعین به عتبات اعزام می‌شوند تحت پوشش خدمات بیمه و درمان قرار گرفته لکن بمنظور تسهیل در امر خروج زائران لز مرز، از پرداخت هزینه بیمه و خدمات پزشکی (هلال احمر) معاف می‌باشند.
۴) متقاضیان روادید عراق صرفاً مبلغ ۴۰ دلار به عنوان هزینه اخذ ویزا و ۱۵۰ هزار ریال به عنوان حق کارگزاری به ازای هر نفر به دفا‌تر کارگزاری پرداخت می‌نمایند.
۵) متقاضیان اعزام به عتبات که خودشان نسبت به دریافت ویزا اقدام نموده‌اند و صرفاً قصد ورود به طرح ساماندهی را دارند فقط لازم است مبلغ ۵۰ هزار ریال به عنوان حق کارگزاری پرداخت نمایند.
۶) این سامانه بگونه‌ای طراحی شده است که از یک نفر تا ۴۰ نفر می‌توانند در قالب یک گروه ثبت نام نمایند و در هر گروه یک نفر به عنوان سرگروه معرفی می‌گردد و دفا‌تر کارگزاری تنها از طریق سرگروه با اعضاء در ارتباط می‌باشند لذا صحت اطلاعات سرگروه و اعضاء گروه برعهده سرگروه می‌باشد. (با توجه به شرایط پیاده روی در ایام اربعین به زائران توصیه می‌شود بصورت گروهی در سامانه ثبت نام نمایند)
۷) لازم است گذرنامه متقاضیان از زمان اعزام حداقل ۴ ماه اعتبار داشته باشد.
۸) مسئولیت صحت و اعتبار روادید متقاضیانی که شخصاً نسبت به اخذ روادید اقدام نموده‌اند برعهده خود متقاضی می‌باشد و سازمان حج و زیارت و دفا‌تر کارگزاری هیچگونه مسئولیتی در این زمینه ندارند.
۹) از آنجایی که طرح ساماندهی زائران اربعین برای اولین بار اجرایی شده است، ممکن است با مشکلات پیش بینی نشده‌ای همراه باشد که انتظار می‌رود زائران عزیز با سعه صدر خود ما را در اجرای موفق این طرح و خدمات رسانی بهتر به زائران حسینی (ع) همراهی و مساعدت نمایند.